O que considerar na abordagem, acolhimento e apresentação do tratamento ao paciente na primeira consulta na Ortodontia.

Talvez o raciocínio como clínico guie de forma intuitiva o especialista em Ortodontia a responder que o objetivo da primeira consulta é: conhecer o paciente, fazer um exame clínico geral, identificar as alterações ortodônticas presentes e solicitar documentação ortodôntica para realizar o planejamento mais assertivo possível. Se é o que veio à sua mente, você tem toda razão.

É importante adicionar como essencial na primeira consulta na Ortodontia o fato de ouvir com atenção os motivos que levaram o paciente a querer realizar um tratamento ortodôntico, entender quais são suas expectativas e desenvolver um diálogo demonstrando a sua experiência e capacidade profissional de realizar esse tratamento, mostrando que você vai cumprir ou quem sabe até superar as expectativas. A primeira consulta é uma primeira oportunidade de criar conexão e estabelecer uma relação de confiança entre paciente e equipe profissional.

Para um resultado satisfatório, todas as etapas – desde o primeiro contato durante a captação até a apresentação do tratamento – devem ser planejadas. O ortodontista e sua equipe devem estar bem treinados para executar esse roteiro com perfeição. A uniformidade é um dos principais indicadores de boas práticas, portanto o comportamento e as ações da equipe precisam apresentar uma relevante harmonia. Isso porque, muitas vezes, você não terá uma segunda chance de causar uma primeira boa impressão.

Atenção aos primeiros detalhes

Desde a abordagem inicial, é fundamental tornar o paciente especial, chamando-o pelo nome e não demorando para responder as primeiras mensagens. Tenha um texto pronto, curto e muito bem redigido contendo informações curriculares importantes da equipe. Os principais diferenciais do atendimento também devem ser enviados antes de apresentar as informações sobre o investimento da primeira consulta. É essencial demonstrar o valor agregado antes do preço em si.

Com o agendamento realizado, agora é hora de se preparar para acolher o paciente. Além da mensagem de confirmação, é válido enviar o endereço detalhado e um link com a rota para facilitar o percurso da primeira visita. Caso exista alguma dificuldade conhecida, como local para estacionar, procure explicar previamente como resolver esse problema. Omitir eventuais deficiências de acesso aos usuários não ajudará a solucionar essa questão e pode gerar percepções negativas.

Durante a chegada do paciente, demonstre prazer em recebê-lo. Mesmo usando máscara, é possível expressar com palavras e gestos que este também é um momento importante para o ortodontista. Sempre que possível, pode-se utilizar o marketing sensorial para criar percepções positivas no paciente. Cadeiras confortáveis, boa temperatura ambiente, cheiro agradável, preocupar-se com o que o paciente irá ver e ouvir, além de servir um café para agradar o paladar, são alguns exemplos desse tipo de marketing.

A pontualidade é item fundamental para criar uma ótima percepção na primeira consulta na Ortodontia. O próprio ortodontista pode chamar o paciente pelo nome na recepção e acompanhá-lo até o consultório. Neste momento, ou no momento inicial, é importante desenvolver uma conversa que não tenha a ver com a consulta em si: comporte-se como uma pessoa se conectando a outra pessoa, demonstrando interesse genuíno em saber mais. Todos amam falar sobre coisas que os agradam.

Durante a consulta inicial

Ao realizar o exame, o profissional deve também escutar atentamente o histórico e os sintomas presentes. Após a coleta destas informações, demonstre segurança ao expor o seu parecer. Deve-se tomar o cuidado de comentar apenas o que se sabe resolver, expondo a solução do que é possível o paciente ver e compreender.

Quando os exames e o planejamento feitos chegarem, é hora de apresentar o tratamento proposto. Não adianta investir em marketing e atendimento encantador se nesse momento não houver capacidade técnica suficiente. Toda sua experiência e conhecimento ortodôntico devem ser demonstrados, e o paciente precisa se sentir seguro e confiante em realizar o tratamento com você. Uma dica é preparar uma apresentação, dando uma aula sobre o caso, falando dos problemas identificados e qual será a solução. Se existir mais de uma forma de tratamento possível, apresente todas e tome a decisão sobre qual será a escolhida junto com o paciente.

Nesse momento, utilizando uma linguagem leve, também deve ser falado sobre a necessidade de colaboração. O paciente deve compreender que é peça fundamental para que o tratamento dê certo. Tópicos como frequência às consultas, atraso, higiene oral, cuidado com os dispositivos e outras questões devem ser abordados. Somente depois das dúvidas iniciais sobre os tratamentos propostos terem sido esclarecidas, chega a hora de apresentar os valores, ou seja, a hora de vender. Saiba os preços, aceite formas de pagamentos variadas, seja flexível e prepare uma proposta de honorários para o paciente levar para casa. O uso de um sistema de gestão facilitará muito esse processo.

O objetivo da primeira consulta na Ortodontia nunca deve ser apenas vender “aparelho e manutenções”, mas sim fechar um tratamento ortodôntico completo, capaz de satisfazer os anseios iniciais do paciente, com início, meio, fim e controles, todos guiados pelo ortodontista.