Primeira consulta na Ortodontia: práticas essenciais no contato inicial com o paciente

O que considerar na abordagem, acolhimento e apresentação do tratamento ao paciente na primeira consulta na Ortodontia.

Talvez o raciocínio como clínico guie de forma intuitiva o especialista em Ortodontia a responder que o objetivo da primeira consulta é: conhecer o paciente, fazer um exame clínico geral, identificar as alterações ortodônticas presentes e solicitar documentação ortodôntica para realizar o planejamento mais assertivo possível. Se é o que veio à sua mente, você tem toda razão.

É importante adicionar como essencial na primeira consulta na Ortodontia o fato de ouvir com atenção os motivos que levaram o paciente a querer realizar um tratamento ortodôntico, entender quais são suas expectativas e desenvolver um diálogo demonstrando a sua experiência e capacidade profissional de realizar esse tratamento, mostrando que você vai cumprir ou quem sabe até superar as expectativas. A primeira consulta é uma primeira oportunidade de criar conexão e estabelecer uma relação de confiança entre paciente e equipe profissional.

Para um resultado satisfatório, todas as etapas – desde o primeiro contato durante a captação até a apresentação do tratamento – devem ser planejadas. O ortodontista e sua equipe devem estar bem treinados para executar esse roteiro com perfeição. A uniformidade é um dos principais indicadores de boas práticas, portanto o comportamento e as ações da equipe precisam apresentar uma relevante harmonia. Isso porque, muitas vezes, você não terá uma segunda chance de causar uma primeira boa impressão.

Atenção aos primeiros detalhes

Desde a abordagem inicial, é fundamental tornar o paciente especial, chamando-o pelo nome e não demorando para responder as primeiras mensagens. Tenha um texto pronto, curto e muito bem redigido contendo informações curriculares importantes da equipe. Os principais diferenciais do atendimento também devem ser enviados antes de apresentar as informações sobre o investimento da primeira consulta. É essencial demonstrar o valor agregado antes do preço em si.

Com o agendamento realizado, agora é hora de se preparar para acolher o paciente. Além da mensagem de confirmação, é válido enviar o endereço detalhado e um link com a rota para facilitar o percurso da primeira visita. Caso exista alguma dificuldade conhecida, como local para estacionar, procure explicar previamente como resolver esse problema. Omitir eventuais deficiências de acesso aos usuários não ajudará a solucionar essa questão e pode gerar percepções negativas.

Durante a chegada do paciente, demonstre prazer em recebê-lo. Mesmo usando máscara, é possível expressar com palavras e gestos que este também é um momento importante para o ortodontista. Sempre que possível, pode-se utilizar o marketing sensorial para criar percepções positivas no paciente. Cadeiras confortáveis, boa temperatura ambiente, cheiro agradável, preocupar-se com o que o paciente irá ver e ouvir, além de servir um café para agradar o paladar, são alguns exemplos desse tipo de marketing.

A pontualidade é item fundamental para criar uma ótima percepção na primeira consulta na Ortodontia. O próprio ortodontista pode chamar o paciente pelo nome na recepção e acompanhá-lo até o consultório. Neste momento, ou no momento inicial, é importante desenvolver uma conversa que não tenha a ver com a consulta em si: comporte-se como uma pessoa se conectando a outra pessoa, demonstrando interesse genuíno em saber mais. Todos amam falar sobre coisas que os agradam.

A primeira consulta é essencial para o profissional da Ortodontia. (Imagem: Depositphotos)

Durante a consulta inicial

Ao realizar o exame, o profissional deve também escutar atentamente o histórico e os sintomas presentes. Após a coleta destas informações, demonstre segurança ao expor o seu parecer. Deve-se tomar o cuidado de comentar apenas o que se sabe resolver, expondo a solução do que é possível o paciente ver e compreender.

Quando os exames e o planejamento feitos chegarem, é hora de apresentar o tratamento proposto. Não adianta investir em marketing e atendimento encantador se nesse momento não houver capacidade técnica suficiente. Toda sua experiência e conhecimento ortodôntico devem ser demonstrados, e o paciente precisa se sentir seguro e confiante em realizar o tratamento com você. Uma dica é preparar uma apresentação, dando uma aula sobre o caso, falando dos problemas identificados e qual será a solução. Se existir mais de uma forma de tratamento possível, apresente todas e tome a decisão sobre qual será a escolhida junto com o paciente.

Nesse momento, utilizando uma linguagem leve, também deve ser falado sobre a necessidade de colaboração. O paciente deve compreender que é peça fundamental para que o tratamento dê certo. Tópicos como frequência às consultas, atraso, higiene oral, cuidado com os dispositivos e outras questões devem ser abordados. Somente depois das dúvidas iniciais sobre os tratamentos propostos terem sido esclarecidas, chega a hora de apresentar os valores, ou seja, a hora de vender. Saiba os preços, aceite formas de pagamentos variadas, seja flexível e prepare uma proposta de honorários para o paciente levar para casa. O uso de um sistema de gestão facilitará muito esse processo.

O objetivo da primeira consulta na Ortodontia nunca deve ser apenas vender “aparelho e manutenções”, mas sim fechar um tratamento ortodôntico completo, capaz de satisfazer os anseios iniciais do paciente, com início, meio, fim e controles, todos guiados pelo ortodontista.

Passo a passo dos primeiros contatos com o paciente

1. Agendamento: por ser o primeiro contato de fato com a clínica, o paciente deve ter uma abordagem diferenciada, podendo ser enviados todos os dados necessários, como telefone, endereço, link com mapa, preço da consulta e formas de pagamento. Para humanizar este contato inicial, uma dica é preparar um vídeo para o paciente ver o rosto do cirurgião-dentista.
2. Chegada na clínica: invista em oferecer uma percepção positiva, agregar valor e reforço positivo da recepção.
3. Duração da primeira consulta na Ortodontia: mínimo de 45 minutos, para ter tempo de ouvir com atenção as queixas e dúvidas do paciente. O objetivo é fazê-lo entender o problema que possui e convencê-lo de que você é a melhor pessoa para solucionar aquele problema. De preferência, tenha um portfólio (uma aula) demonstrando os tipos de aparelhos e os casos já tratados, incluindo casos similares ao problema do paciente em questão. Portanto, vale fazer um portfólio para mordida cruzada, tratamento ortocirúrgico e alinhador.
4. Solicitação de documentação e planejamento: para posteriormente apresentar o tratamento, é muito importante dar uma aula, individualizar a informação somando à aula que você já deu na primeira consulta. Aproveite para informar sobre o tratamento todo: montagem, consultas mensais, remoção/ contenção e consultas de acompanhamento.
5. Envie essas informações para o paciente: coloque-se à disposição para o caso de dúvidas. Utilize uma linguagem adaptada à compreensão do paciente. Não precisa traduzir tudo, mas ele precisa entender o que você está falando.

Possíveis problemas que precisam ser solucionados

• Não ter mesa para conversar com o paciente;
• Não ter computador no local de atendimento;
• Não ter tempo para fazer uma consulta mais longa;
• Não ter tempo para fazer a apresentação.

10 dicas para obter sucesso na primeira consulta na Ortodontia

1. Crie um roteiro;
2. Seja pontual;
3. Conheça os principais preços;
4. Apresente os valores utilizando um sistema;
5. Entregue a proposta para o paciente levar;
6. O paciente já deve sair com o dia da montagem agendado e a entrada paga;
7. Agrade, tenha mimos para esse paciente;
8. Não se esqueça de que você é cirurgião-dentista, veja toda a necessidade do paciente;
9. Casos que envolvam mais de uma especialidade devem ser encaminhados para outro profissional, já indicando o nome e o contato;
10. Sempre explique tudo. Se você planejou no final do tratamento uma gengivoplastia, clareamento, reanatomização ou se não vai ficar no padrão ideal. Enfim, converse sobre tudo antes, esclareça dúvidas e explique o que pode ser necessário.

Avalição do sorriso e dos aspectos estéticos

Além do acolhimento inicial, a primeira consulta na Ortodontia também é o momento de avaliar os critérios estéticos e harmônicos do sorriso. Enquanto cria uma conexão com o paciente por meio de assuntos diversos, o ortodontista deve aproveitar para analisar as questões funcionais e estéticas, como presença de assimetria de face, perfil, apinhamento, relação anteroposterior, postura de língua, condições gengivais etc. “É nesse momento que também vou conhecendo o perfil do paciente, um fundamento essencial tendo em vista que os tratamentos ortodônticos geram, obrigatoriamente, uma relação profissional-paciente de longo prazo”, observa o ortodontista José Eduardo Rittes.

O ortodontista Carlos Eduardo Câmara diz que a avaliação estética da face, do sorriso e do arquétipo facial começa assim que o paciente se senta na sua frente, no primeiro contato visual. “Também faço um escaneamento facial total, que se prolonga enquanto há o relato da queixa principal”, complementa.

Os critérios mais importantes a serem verificados na estética do sorriso neste contato inicial são assimetrias importantes, como grandes desvios de linha média (principalmente no arco superior), desvios do plano oclusal, sorriso gengival, corredor bucal muito amplo, além de linha incisal do sorriso e zênite gengival. “Na beleza facial, de modo geral, alguns aspectos como perfil muito convexo ou côncavo e avaliação da projeção labial deverão ser o foco na primeira consulta”, frisa a ortodontista Marinês Vieira Sousa.

Uma das principais razões para a procura do tratamento ortodôntico é a estética dentofacial. Em alguns casos, o paciente já chega a primeira consulta na Ortodontia com a queixa, o que facilita o diagnóstico e a conduta terapêutica. Mas, isso não dispensa a anamnese para oferecer as possibilidades de correção associadas ou não a procedimentos de estética dental, harmonização orofacial ou até mesmo cirurgia ortognática.

Para obter um resultado satisfatório, é importante estabelecer uma relação saudável e de confiança entre as duas partes, até porque o ideal de beleza, que permeia a estética, é bastante subjetivo e individual. “No dicionário, o significado de belo é aquilo que é agradável aos sentidos. Mas, se perguntarmos a dez pessoas o que é belo, acredito que teremos dez respostas diferentes”, comenta Rittes.

Dessa forma, o primeiro passo para entender a necessidade do paciente é recorrer à mais básica das perguntas da anamnese: “O que te incomoda?”. Partindo desse ponto inicial, é possível conciliar os anseios expressados e o conhecimento profissional. “A resposta, junto com a minha visão técnica de ortodontista, será a base para estabelecer as necessidades funcionais e montar um plano de tratamento eficaz”, afirma Rittes.

Durante a primeira consulta na Ortodontia, Câmara complementa o exame clínico com a mensuração do índice do sorriso: um questionário simplificado de 20 fatores que levam a um resultado numérico, facilitando bastante a interpretação da estética do sorriso. “Com o índice do sorriso, é possível não somente avaliar a pontuação geral, mas também verificar em detalhes os possíveis pontos de discrepância que prejudicam a estética bucal. Seguindo a interpretação geral e individual de cada componente, podemos identificar onde estão os problemas, quais são os seus detalhes e o que precisamos fazer para tentar saná-los. Portanto, um atencioso exame clínico acompanhado do índice do sorriso faz toda a diferença na análise estética dos meus pacientes”, destaca.

Paralelamente, as ferramentas atuais disponíveis colaboram muito na comunicação do profissional com o paciente. Os softwares de planejamento facilitam a visualização do resultado final do tratamento, além de auxiliar no fechamento de diagnóstico.

20 fatores que avaliam o índice do sorriso

1. Linha do lábio superior (altura do sorriso):
• Médio: +/- 2 mm (10 pontos)
• Baixo: – 2 mm < (0 ponto)
• Alto: 3 mm > (0 ponto)
2. Dominância dos ICS:
• Presente (2 pontos)
• Ausente (0 ponto)
3. Desvio da linha média superior:
• Sem desvio perceptível (1 ponto)
• Com desvio perceptível (0 ponto)
4. Linha incisal (design incisal):
• Sorriso prato fundo (1 ponto
• Sorriso prato raso (0 ponto)
• Sorriso invertido (0 ponto)
5. Linha cervical (design gengival):
• Convexa (1 ponto)
• Côncava (0 ponto)
• Assimétrica (0 ponto)
6. Faixa dos conectores:
• Forma de asa delta: sim (1 ponto)
• Forma de asa delta: não (0 ponto)
7. Plano incisal:
• Normal (1 ponto)
• Inclinado (0 ponto)
8. Corredor bucal:
• Médio (1 ponto)
• Largo (0 ponto)
9. Número de dentes visíveis:
• Médio: 10-12 dentes visíveis (1 ponto)
• Pouco: 6-8 dentes visíveis (0 ponto)
• Muito: 14 dentes visíveis (0 ponto)
10. Apinhamento/diastema:
• Sem apinhamento/diastema perceptível (1 ponto)
• Com apinhamento/diastema perceptível (0 ponto)
11. Gradação anterior:
• Proporcional (1 ponto)
• Desproporcional (0 ponto)
• Assimétrica (0 ponto)
12. Gradação posterior:
• Proporcional (1 ponto)
• Desproporcional (0 ponto)
• Assimétrica (0 ponto)
13. Longos eixos dentários:
• Bem posicionados (1 ponto)
• Mal posicionados (0 ponto)
• Assimétricos (0 ponto)
14. Ameias dentárias:
• Simétricas (1 ponto)
• Aumentadas ou diminuídas (0 pontos)
• Assimétricas (0 ponto)
15. Desgastes dentários:
• Não perceptível (1 ponto)
• Perceptível (0 ponto)
16. Inclinações dos incisivos:
• Neutra (1 ponto)
• Vestibular (0 ponto)
• Lingual (0 ponto)
17. Linha do lábio inferior:
• Exposição dos incisivos inferiores ausente (1 ponto)
• Exposição dos incisivos inferiores presente (0 ponto)
18. Exposição de incisivos durante fala e repouso:
• Expõe (1 ponto)
• Não expõe (0 ponto)
19. Cor dos dentes:
• Claros (1 ponto)
• Escuros (0 ponto)
• Cores diferentes (0 ponto)
20. Volume do vermelhão dos lábios:
• Proporcional (1 ponto)
• Fino (0 ponto)
• Desproporcional (0 ponto)

Informações cedidas por Carlos Alexandre Câmara, retiradas da publicação “Estética em Ortodontia: um sorriso para cada face”.

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Autores

Autores

Júlio Gurgel
Professor assistente doutor do Depto. de Fonoaudiologia – Faculdade de Filosofia e Ciências do Campus de Marília (Unesp); Autor do livro “Marpe: expandindo os limites da Ortodontia”.
Orcid: 0000-0003-4205-0965.

Fernando Trigueiro
Mestre em Ortodontia – USP/Bauru; Coordenador de cursos de Gestão para Dentistas.
Orcid: 0000-0002-3064-6959.